Ошибка управленца, или почему пропали деньги…

DSC0142-200x300Я. Г. Тищенко
директор по развитию сети ВЦ «Алден-Вет»

В наше непростое время, когда курс доллара растет, препараты меняются, а количество ветеринарных клиник исвободно практикующих ветеринарных врачей стремительно увеличивается растет, как-то вдруг денег у самих ветеринаров и владельцев клиник стало гораздо меньше. В этой статье мы попробуем разобраться, почему это происходит, сделать соответствующие выводы и как устранить этот прискорбный факт.MirVet_#3_2014-56_03

Для начала отметим, что если в клинике стало меньше денег, виноват в этом управленец, или говоря современным языком – менеджер.

Менеджер (от англ. управляющий) –специалист по управлению производством, предоставлением услуг и т.д., в нашем случае, работой ветеринарной клиники.

Основная функция – управление,мотивация, планирование, организация и контроль, набор персонала, подбор оборудования и в общем – 100+1 функция, из которых и складывается работа менеджера, одним словом –менеджмент.

Менеджер, в условиях ветеринарной клиники, для достижения целей(зарабатывания денег, лечения животных, развития клиники и пр.) обладает такими ресурсами, как:

1. Финансовые:

  • прямые инвестиции;
  • займы, кредиты, лизинговые возможности;
  • собственный капитал (по сути те же инвестиции);
  • клиент-деньги-товар-деньги-клиент=заработок.

И если с точки зрения работы это самые простые и легкие ресурсы, то, увы, с точки зрения жизни у них есть один существенный недостаток – их необходимо возвращать.

2. Моральные, или мотивационные. Соответствуют цели создания клиники/ветаптеки/зоомагазина:

  • лечение животных;
  • зарабатывание на жизнь;
  • удовлетворение своих амбиций;
  • потому что… хочу назло всем.

Здесь уже сложнее, потому как зачастую именно в моральные ресурсы и упираются все сложности работы менеджера (владельца) клиники или ветеринарного центра:

временные:

  • личное время;
  • рабочее время.

коллективные:

  • синдром ?выгорания? врача;
  • синдром 10-летнего цикла развития бизнеса.

С ресурсами разобрались, остался сущий пустяк, понять, куда же деваются деньги и почему их стало меньше. Для того чтобы это понять, мы заказали консалтинговое исследование рынка, и получили весьма интересные данные.

По данным консалтингового Агентства ?Альпина-Консалт?, рентабельность ветеринарного центра в 2011 году составляла 14 %, в 2012 – 12,5 %, в 2013 – 8,3 %, в 2014 – 6,4 % (по состоянию на апрель этого года).

MirVet_#3_2014-57_03За период 2012–2014 гг. Отмечено увеличение себестоимости услуг за счет роста:

  • цен на ветеринарные и медицинские препараты и расходные материалы на 34,8 %;
  • коммунальных платежей на 18,4 %;
  • фонда заработной платы на 27,2 %;
  • амортизации оборудования в зависимости от его вида на 1–37 %.

А ведь себестоимость ветеринарных услуг, по сравнению со всем миром и Россией в том числе, в нашей стране практически одинаковая, разве что фонд заработной платы у нас ниже.

Что же нам делать исходя из вышесказанного?

1. Провести ревизию прайса в соответствии с изменением себестоимости позиций.

Важно: если себестоимость позиции прайса составляет более 60 %, или исключайте ее вообще, или срочно меняйте цену.

В себестоимость входит: стоимость препарата(ов) и расходных материалов, амортизация, аренда, заработная плата, прибыль.

2. Срочная полная инвентаризация и постоянный учет: товаров, расходных материалов, препаратов и т. д. (вплоть до туалетной бумаги и перчаток).

При проведении переучета (не реже одного раза в неделю) экономия составляет до 15 %. Использование же электронной программы автоматического учета препаратов снижает расходы на них до 20 %.

Учет самых ходовых позиций следует осуществлять 1 раз в смену (вдень). Для примера приведу расходы на шприцы. Стоимость 1 шприца объемом 2 мл – 0,292 грн. Закупки в клинике до введения контроля составляли 9000 шт. в месяц, после внедрения автоматизированного учета – 4620 шт. В итоге это составило 2628 грн. –1349 грн. = 1279 грн. экономии на одних только шприцах.

3. Постоянный учет работы персонала. Для ответа на вопрос, а что это они собственно делают на работе?

При помощи электронной программы автоматического учета можно отследить, сколько времени затрачивает ваш врач на прием,сколько животных он принимает за смену и т. д. Если нагрузка составляет меньше 10 приемов за смену, возможно, тогда будет выгоднее нанимать врача почасово.

Работник, он же врач, он же ассистент, он же санитар, он же администратор – возможно, у вас слишком много персонала? (шутка) Звучит плохо, но самый сложный и самый важный инструмент – это наш персонал, и от того, как он работает,напрямую зависит успех бизнеса.

Итак, возвращаясь к нагрузке на персонал:

  • если персонал не занят 50 % рабочего времени – ?он нам таки не нужен?;
  • если персонал имеет более 20 %свободного времени – ?таки мы с вами плохо работаем?;
  • если персонал занят более 85 % рабочего времени – расширяйте штат(отделения, клиники, магазина, аптеки) до 15 %+ к прибыли.

Важно также оценить:

  • пиковое посещение клиники;
  • затраты работника на средний прием;
  • соотношение: зарабатывающих/кормящихся (вспомогательного персонала).

В идеале соотношение сотрудников, приносящих прибыль, к вспомогательному персоналу составляет 4:1.

Для того чтобы достигнуть идеального соотношения, существует несколько правил:

  • Ассистент стоит дешевле доктора, а аптекарь и администратор – могут быть одним и тем же человеком.
  • Системный администратор, юрист и бухгалтер – могут быть на аутсорсинге, а не на полной зарплате (при небольших и средних объемах).
  • Владелец – тоже сотрудник (директор/главврач/зав. лабораторией и т. п.).

MirVet_#3_2014-57_044. Оценка эффективности рекламы(и всего маркетинга).

Клиника и ее продвижение подобны кораблю, как вы его назовете, так он и поплывет.Или не поплывет…

Важно помнить, в ветеринарии не работает прямая реклама. Вы можете  потратить уйму денег для рекламы на телевидении и радио, на бордах, растяжках, а на выходе получите ноль.

В действительности работает:

  • Местное распространение информации.
  • ?Сарафанное радио?.
  • ?Бренд-авторитет?.
  • и интернет-продвижение (стоит мало – толку много).

Адекватной рекламу можно считать, если за вычетом расходов на нее,она увеличивает прибыль на 25 %.

Есть золотое правило: 5 % бюджета отдай на рекламу. Меньше – плохо,больше – жалко (шутка).

5. Оценка документооборота и защищенности вашей компании.

Изучите свою бухгалтерию и выполняемость внутренних приказов,сколько из них выполнено так, как вы этого хотите.MirVet_#3_2014-57_08

6. Создание доверительных отношений с клиентами.

Полезной является наличие ?Линии доверия? (по телефону или через интернет). ?Линия доверия? – обратная связь, возможность быть услышанным для каждого клиента и почеркнуть его важность. Доверие клиентов – готовность идти на диалог.Не менее важная составляющая успеха – это cоциальная активность.

Бескорыстная помощь нуждающимся животным приносит до 15 % к прибыли. Но только при условии, что вы не забыли об этом рассказать (интернет, социальные сети и т. п).

Но вот самое важное, что следует сделать, когда оцениваете состояние вашего бизнеса: не бойтесь быть честными перед собой и перед своими работниками! Возможно, не стоит тратить свою жизнь на то, что не приносит ни денег, ни удовольствия? Если же вы не можете без этой профессии жить, проведите анализ своей клиники и двигайтесь дальше. Желаю удачи вам, вашим партнерам и сотрудникам!

1 комментарий: Ошибка управленца, или почему пропали деньги…

  1. Уведомление: ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ВЕТ.КЛИНИК | Vetclinicalcare

Добавить комментарий